Die Digitalisierung des Rechnungswesens nimmt in Deutschland weiter Fahrt auf. Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine umfassende E-Rechnungs-Pflicht in Kraft, die Unternehmen zur elektronischen Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen verpflichtet. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Prozesse effizienter zu gestalten, den Steuerbetrug zu bekämpfen und die Transparenz zu erhöhen.

Hintergrund der E-Rechnungs-Pflicht

Die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht ist Teil einer europaweiten Initiative, die auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU basiert. Diese Richtlinie verlangt die Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen. Deutschland geht mit der Verpflichtung ab 2025 jedoch einen Schritt weiter, indem die E-Rechnung auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) Pflicht wird.

Die deutsche Bundesregierung verfolgt mit dieser Maßnahme mehrere Ziele:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und senkt Kosten.

• Bekämpfung von Steuerbetrug: Die Übermittlung strukturierter Rechnungsdaten an das Finanzamt erschwert Umsatzsteuerbetrug.

• Nachhaltigkeit: Verzicht auf Papierrechnungen reduziert den Papierverbrauch und den CO2-Fußabdruck.

Wer ist von der E-Rechnungs-Pflicht betroffen?

Die neue Regelung betrifft alle Unternehmen, die in Deutschland steuerpflichtige Leistungen erbringen. Das bedeutet, dass sowohl kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als auch große Konzerne verpflichtet sind, ihre Rechnungen in elektronischer Form auszustellen. Ausnahmen könnten für Kleinstunternehmen oder Sonderfälle wie Barauszahlungen gelten, wobei die genauen Details noch finalisiert werden.

Welche Formate werden akzeptiert?

Zu den wichtigsten Formaten für die E-Rechnung in Deutschland gehören:

• XRechnung: Ein reines XML-Format, das den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. Es ist vor allem im öffentlichen Sektor weit verbreitet.

• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein PDF-Dokument enthält. Dieses Format eignet sich besonders für Unternehmen, die eine optische Darstellung der Rechnung benötigen.

PDF-Rechnungen, die keine strukturierten Daten enthalten, gelten nicht als E-Rechnungen im Sinne der neuen Vorschriften. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme die neuen Anforderungen unterstützen.

Technische Anforderungen und Umsetzung

Unternehmen müssen ihre Buchhaltungssoftware oder Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) anpassen, um die strukturierte Erstellung und Verarbeitung der E-Rechnungen zu ermöglichen. Dies umfasst die Integration von Schnittstellen, die den Austausch mit Plattformen wie der PEPPOL-Infrastruktur (Pan-European Public Procurement OnLine) unterstützen.

Für kleinere Unternehmen, die keine eigene Software einsetzen, bieten Dienstleister cloudbasierte Lösungen für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen an. Auch einige Buchhaltungsplattformen haben bereits Funktionalitäten für die automatisierte Erstellung von XRechnungen integriert.

Pflichten zur Übermittlung an die Finanzbehörden

Mit der E-Rechnungs-Pflicht wird auch die Überwachung durch die Finanzverwaltung verstärkt. Es wird erwartet, dass die E-Rechnungen direkt an die Finanzbehörden übermittelt oder zumindest in einem Portal bereitgestellt werden, ähnlich dem Modell in Italien (Sistema di Interscambio, SdI). Dadurch erhalten die Steuerbehörden Zugriff auf relevante Rechnungsdaten in Echtzeit, was die Prüfung der Umsatzsteuer erheblich erleichtert.

Vorteile der E-Rechnungs-Pflicht

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Zeit- und Kostenersparnis: Wegfall der manuellen Verarbeitung von Papierrechnungen, schnellere Zahlungsprozesse.

• Fehlervermeidung: Die automatisierte Datenübertragung reduziert Eingabefehler.

• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und geringere Umweltauswirkungen.

• Erhöhte Transparenz: Direkter Austausch von Rechnungsdaten mit den Steuerbehörden.

Herausforderungen für Unternehmen

Trotz der Vorteile stellt die E-Rechnungs-Pflicht für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sehen sich mit folgenden Problemen konfrontiert:

• Technische Anpassungskosten: Investitionen in neue Software und Schulungen der Mitarbeitenden sind erforderlich.

• Prozessänderungen: Interne Prozesse müssen umgestellt und automatisiert werden.

• Rechtsunsicherheit: Viele Unternehmen sind noch unsicher, welche Anforderungen sie konkret erfüllen müssen.

Empfehlungen zur Vorbereitung

Um die Umstellung auf die E-Rechnungs-Pflicht erfolgreich zu bewältigen, sollten Unternehmen frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen:

1. Software prüfen: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Anforderungen an E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) unterstützen.

2. Mitarbeiter schulen: Mitarbeitende in der Buchhaltung müssen mit den neuen Prozessen und Formaten vertraut gemacht werden.

3. Schnittstellen einrichten: Unternehmen sollten ihre Systeme mit Plattformen wie PEPPOL verbinden, um den Datenaustausch sicherzustellen.

4. Testphase durchlaufen: Eine frühzeitige Testphase hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Transparenz im Rechnungswesen. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre internen Prozesse anzupassen, ihre Software zu aktualisieren und ihre Mitarbeitenden zu schulen. Durch die frühzeitige Vorbereitung können Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben einhalten, sondern auch von den Effizienzvorteilen profitieren, die die E-Rechnung mit sich bringt.