Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) hat sich in Deutschland durch gesetzliche Vorgaben und die zunehmende Digitalisierung des Geschäftsverkehrs etabliert. Sie bietet eine effiziente und nachhaltige Alternative zur Papierrechnung. Doch nicht jede E-Rechnung ist gleich: Es gibt unterschiedliche Formate, die je nach Anwendungsfall und Empfänger genutzt werden.

1. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte XML-Daten mit einer visuellen Darstellung in PDF/A kombiniert. Es eignet sich besonders für den Mittelstand, da es sowohl maschinenlesbare Daten für die automatisierte Verarbeitung als auch eine lesbare Rechnung für Menschen bereitstellt.
Vorteil: Einfach zu implementieren, kompatibel mit Unternehmen, die noch manuelle Prozesse nutzen.

2. XRechnung

Die XRechnung ist das bevorzugte Format für den öffentlichen Sektor in Deutschland, da es den EU-Standard EN 16931 vollständig erfüllt. Es handelt sich um eine reine XML-Datei, die ausschließlich maschinenlesbare Daten enthält. Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen verpflichtet, XRechnungen an Behörden zu übermitteln, wenn öffentliche Aufträge über 1.000 Euro abgerechnet werden.
Vorteil: Strenge Standardisierung und hohe Interoperabilität, ideal für Behörden und größere Unternehmen.

3. EDIFACT

Dieses Format ist vor allem in großen Unternehmen und internationalen Lieferketten verbreitet. EDIFACT basiert auf einem globalen Standard für den elektronischen Datenaustausch und ermöglicht neben Rechnungen auch den Austausch anderer Geschäftsdokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine.
Vorteil: Hohe Effizienz und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Prozesse.

4. Andere Formate

Neben den oben genannten Standards nutzen einige Unternehmen proprietäre Formate oder XML-basierte Varianten, die auf branchenspezifische Anforderungen zugeschnitten sind. Auch einfache PDF-Rechnungen werden teilweise als "E-Rechnungen" bezeichnet, erfüllen jedoch nicht die gesetzlichen Vorgaben für strukturierte Daten.

Fazit

Die Wahl des richtigen Formats hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Empfänger ab. Während die XRechnung vor allem im öffentlichen Sektor verpflichtend ist, bietet ZUGFeRD eine flexible Lösung für den Mittelstand. Unternehmen, die international agieren, greifen oft auf EDIFACT zurück. Die Umstellung auf ein geeignetes E-Rechnungsformat spart nicht nur Kosten, sondern erleichtert auch die Compliance mit gesetzlichen Vorgaben.